Bibliografią regionalną zajmuję się w mojej pracy zawodowej od ok. 10 lat. Jeszcze dłuższe jest moje codzienne doświadczenie w posługiwaniu się językiem haseł przedmiotowych Biblioteki Narodowej. Od września 2006 roku, a więc już ponad dwa lata, tworzę komputerową bazę danych "Piotrkoviana" na potrzeby czytelników Biblioteki Pedagogicznej w Piotrkowie Trybunalskim. Co to za baza i jakie są jej założenia, możecie Państwo dowiedzieć się w mojego artykułu w jednym z poprzednich numerów "Warsztatów Bibliotekarskich"[1]. Dodam, że na koniec września 2008 roku baza liczy 2735 rekordów i obejmuje lata 2003-2008.
    W bibliografii regionalnej pierwszorzędną rolę odgrywa wyszukiwanie i opracowanie rzeczowe materiałów bibliotecznych. Co najmniej 80% rekordów - to przecież opisy materiałów z prasy. Oczywiste jest, że w takim przypadku, w przeciwieństwie do książek, bardzo rzadko zdarza się, by poszukujący informacji Czytelnik znał "z góry" autora lub tytuł publikacji, jakiej poszukuje. Publikacje zwarte o tematyce regionalnej również rządzą się swoimi prawami. Na ogół są to pozycje niskonakładowe, dość mało znane, często w formie broszur, folderów, pozbawionych "wyraźnego" oznaczenia odpowiedzialności, a nawet strony tytułowej.
    Kolejną cechą regionalnej bazy danych jest jej stosunkowo mała objętość w porównaniu z główną bazą danych księgozbioru bibliotecznego (ta liczy u nas już ponad sto tysięcy rekordów). Nawet przy założeniu, że bibliografia regionalna będzie prowadzona przez kolejną, bliżej nieokreśloną liczbę lat w podobnej formie, widzimy, że jej przyrost wynosić będzie jedynie ok. 500 pozycji rocznie. Nasza baza obejmuje materiały tylko z XXI wieku i tempo jej rozrostu nie "przeskoczy" naturalnego upływu czasu. Mówiąc kolokwialnie, przy takiej niewielkiej bazie danych można "pobawić się" w jak najdoskonalsze opracowanie rzeczowe, modyfikować je, udoskonalać z czasem, bo nie jest to skrajnie czasochłonne.
    To, że prowadzeniem bibliografii regionalnej w naszej bibliotece zajmuje się tylko jedna osoba, ma swoje wady i zalety. Zaletą jest żelazna konsekwencja w zasadach opracowania, powstała na podstawie przemyśleń, doświadczeń i stałej melioracji bazy, jak również sprawna organizacja pracy i niezależność. Wadą - z pewnością subiektywizm w doborze materiałów, stosunkowo słaba znajomość bazy przez innych pracowników (udzielających informacji Czytelnikom) oraz świadomość faktu, że nie będzie się tej pracy samemu wykonywać w nieskończoność, nie można zatem traktować jej jako "osobiste dobro".
    Język haseł przedmiotowych oraz adnotacje uznałam za najlepsze narzędzie do opracowania rzeczowego zbiorów regionalnych. Nie używam UKD ani (z pewnym wyjątkiem) dość popularnych obecnie "słów kluczowych". W ciągu dwóch lat istnienia bazy wypracowałam jednak liczne zasady, które można nazwać "mutacjami" jhp dokonanymi na potrzeby nie kogo innego, lecz naszych Czytelników. Jak wcześniej nadmieniłam, stosuję te zasady z absolutną konsekwencją, co sprawia, a przynajmniej ma sprawić, że wyszukiwanie informacji w "Piotrkovianach" jest łatwe, szybkie i nie grozi szumem informacyjnym. I tak:
* Hasła przedmiotowe są rozbudowane do tematu i najwyżej dwóch określników (to zwykle te przypadki, gdzie występuje określnik chronologiczny). Olbrzymia większość haseł - to tematy bez określników bądź tylko z jednym. Zasadą jest prostota!
* Całkowicie zrezygnowałam ze stosowania tematu oraz określnika czy dopowiedzenia "Polska", "polska"- (bardzo często używanego przy "zwykłym" opracowaniu rzeczowym książek). Bibliografia regionalna bowiem, której tematyka z założenia obejmuje jedynie teren piotrkowskiego powiatu ziemskiego i grodzkiego, oraz sporadycznie teren dawnego województwa piotrkowskiego, wyklucza potrzebę użycia nazwy kraju - nazwa ta jest oczywista.
* Wbrew zaleceniom BN, z tch samych powodów co powyżej, nie przestrzegam zasady jhp, iż określnik geograficzny nie może być nazwą terytorium mniejszego niż państwo. W bibliografii regionalnej użycie określników geograficznych lokalnych uważam za konieczne, i takie występują. Określnikiem takim może być każda nazwa miejscowości, której dotyczy publikacja. W przypadku gminy - będzie to nazwa miejscowości będącej siedzibą gminy. Używane są również określniki "- Piotrków" i "- Piotrkowskie". Pierwszy wówczas, gdy należy wyraźnie zaznaczyć, że dana impreza, wydarzenie, instytucja, zjawisko ma miejsce w Piotrkowie, a nie w jakiejkolwiek innej miejscowości (w której też ewentualnie mogłoby wystąpić). Drugie - gdy należy zaznaczyć, że zagadnienie dotyczy całego terenu tzw. Ziemi Piotrkowskiej.

Np.:
Samorząd terytorialny - Rozprza
Festiwal Nadzieja - Moszczenica
Gminny Ośrodek Kultury - Wolbórz
Gospodarka komunalna - Ręczno
Klub seniora - Piotrków

*Gdy w języku haseł przedmiotowych panuje zasada, iż temat "Historia" dotyczy wyłącznie zagadnień historii całego świata (w przeciwnym razie tematem jest nazwa terytorium), to w bibliografii regionalnej ta zasada nie obowiązuje. Tutaj wszystkie publikacje o ogólniej pojętej tematyce historycznej mają temat "Historia", a określnik geograficzny - jak w poprzednim punkcie. Stosowane są również oczywiście określniki chronologiczne.

Np.:
Historia - Budków
Historia - Piotrkowskie - 1939-1945 r.
Historia - Piotrków - 18-19 w.

*Określników chronologicznych unikam; właściwie nie stosuję przy publikacjach traktujących z historycznego punktu widzenia jakąś konkretną dziedzinę wiedzy/życia. To niepotrzebnie rozczłonkowałoby dość szczupły materiał i utrudniło poszukiwania.

Np.:
Muzyka - historia
Czasopisma - historia
Szkolnictwo - Piotrków - historia

*Uznałam za pożyteczne i przydatne wprowadzenie i konsekwentne używanie bardzo prostego tematu "Biografie" przy wszystkich opisach materiałów dotyczących osób (jest ich w tej chwili ok. 650). Każda publikacja, której tematem jest życiorys, droga zawodowa, twórczość, ważne incydenty z życia osoby lub osób związanych z regionem, otrzymuje dodatkowo takie hasło. Służy to określonemu celowi. Czytelnik, wybierając to hasło, może uzyskać odpowiedź na pytanie: "O jakich ciekawych ludziach zawiera dane ta bibliografia i czym oni się zajmowali/zajmują?", nie znając z góry żądanych nazwisk ani dziedzin działalności tych osób. W czasach, gdy taki nacisk kładzie się na edukację regionalną, wydaje mi się to bardzo przydatne.
* Wprowadziłam temat "Beletrystyka", którego używam do opisu wszystkich utworów literackich bądź to opiewających region piotrkowski, bądź to będących autorstwa osób związanych z regionem piotrkowskim (ok. 45 opisów w bazie). W bardzo prosty sposób umożliwia to odpowiedź na pytanie "Jakie utwory beletrystyczne mówią o naszym regionie i jakie możemy w tej bibliotece znaleźć utwory beletrystyczne lokalnych twórców?" Nie należy tego tematu utożsamiać ani mylić z tematem "Literatura". Ten drugi stosowany do opisów spotkań autorskich, biografii pisarzy i wywiadów z nimi, recenzji książek, relacji z życia literackiego regionu, odpowiada na pytanie "Jakich mamy literatów w regionie, co i kiedy opublikowali, co dzieje się w lokalnym życiu literackim?" (ok. 260 opisów w bazie).
* Materiały zgromadzone w bazie danych można łatwo pogrupować wg dziedzin. Poza hasłami wyszczególniającymi stosuję bowiem zawsze hasła ogólne. I tak na przykład, każda publikacja poświęcona jakiejś dyscyplinie sportu lub klubowi sportowemu albo sportowcowi, oprócz nazwy dyscypliny otrzymuje temat "Sport". Jako ciekawostkę podam, iż wybierając to hasło (ponad 100 opisów w bazie), można się dowiedzieć o przedstawicielach następujących dyscyplin sportowych: skoki spadochronowe, lotnictwo, kajakarstwo, deskorolka, piłka nożna, jazda konna, sport samochodowy, paralotnie, piłka ręczna, narciarstwo, kolarstwo, łucznictwo, szachy, zapaśnictwo, siatkówka, wyścigi konne, pływanie, tenis ziemny. Inne przykłady:
Każda publikacja poświęcona wyższej uczelni, studentom, oprócz nazwy szkoły otrzymuje temat "Szkolnictwo wyższe" (ok. 60 opisów w bazie). Każda publikacja poświęcona szkole, przedszkolu, otrzymuje oprócz swojej nazwy temat "Szkolnictwo" plus określnik geograficzny. Do placówek oświatowych niebędących szkołami stosuję temat "Oświata" - (są to zbiory rozłączne). Każde wydarzenie muzyczne (festiwal, konkurs, historia zespołu) otrzymuje oprócz swojej nazwy temat "Muzyka" bądź "Muzyczny ruch amatorski". Każdy opis pojedynczego zabytku otrzymuje oprócz swojej nazwy temat "Zabytki" (ok. 130 opisów w bazie). Przykłady można by mnożyć.
* Ułatwieniem dla Czytelnika ma być stosowanie w wielu przypadkach tematów, które nazywają jeden i ten sam przedmiot z kilku różnych punktów widzenia. Dobrym przykładem są tu zagadnienia poświęcone Staremu Miastu w Piotrkowie - czyli jego historii, architekturze, rewitalizacji, ruchowi turystycznemu i przyszłości tego miejsca. Materiałów możemy szukać zarówno pod tematem "Stare Miasto - Piotrków", jak i "Architektura - Piotrków", "Zabytki - Piotrków", "Rewitalizacja - Piotrków", "Historia - Piotrków", "Planowanie przestrzenne - Piotrków", "Trakt Wielu Kultur". Trudno wyobrazić sobie, by Czytelnik wiedziony tym tropem nie poradził sobie z wyszukaniem potrzebnych materiałów.
* Wyzwaniem dla bibliografa jest często nazewnictwo instytucji i organizacji. Nazwy te występują w prasie w różnych wariantach, wynikających bądź to z ewolucji i zmian organizacyjnych w obrębie tych podmiotów, bądź częściej z niefrasobliwości dziennikarzy. W bibliografii regionalnej niedopuszczalne jest występowanie wariantów nazw jednego podmiotu. Każdy podmiot ma ustaloną nazwę w sposób oficjalny lub arbitralny, lecz - konsekwentny. Na terenie Piotrkowa zwłaszcza problematyczne jest używanie nazw różnych organizacji raz ze słowem "Piotrkowskie" jako pierwszym, raz - bez tego słowa.

Np. wybrano nie:
Festiwal Teatrów Rozmaitych "Zwiastun"
lecz:
Piotrkowski Festiwal Teatrów Rozmaitych "Zwiastun"

nie:
Towarzystwo Fotograficzne F Cztery
lecz:
Piotrkowskie Towarzystwo Fotograficzne F Cztery

z kolei nie:
Piotrkowskie Stowarzyszenie Weteranów Lewicy
lecz:
Stowarzyszenie Weteranów Lewicy

    W przypadku placówek oświatowych przyjęłam wzór "Szkoła Podstawowa nr 1 - Piotrków" "Przedszkole Samorządowe nr 4 - Bełchatów", "Liceum Ogólnokształcące nr 2 - Piotrków" - a więc bez nazwy patrona i z numerem szkoły wyrażonym cyfrą arabską po nazwie typu szkoły. To pozwala uporządkować materiały o oświacie wg typu szkoły (wybieramy początek tematu "Szkoła Podstawowa" i widzimy jak na dłoni materiały o wszystkich szkołach podstawowych - ok. 45 opisów w bazie). Tę samą zasadę stosuję w przypadku innych dziedzin życia społecznego.
* Kiedy zauważam, że pewne partie materiału nabierają zbyt dużej objętości, rozbijam je na mniejsze. Oto przykład. Na początku stosowałam jedynie hasła "Architektura - Piotrków" lub "Architektura - Piotrkowskie" (to drugie dla wszystkich obiektów zlokalizowanych poza miastem). Z czasem materiałów przybyło i hasło "Architektura - Piotrkowskie" zostało rozbite na poszczególne miejscowości, jeżeli tylko jednej miejscowości dotyczy, samo z siebie opisuje tylko publikacje poświęcone przeglądowi architektury całego regionu. Podobnie postępuję z innymi hasłami, lecz czynię to bardzo ostrożnie, by nie skazywać Czytelnika na wypisywanie wielu alternatywnych haseł w celu zgromadzenia całości potrzebnego materiału.
* Program komputerowy daje możliwość założenia bazy słów kluczowych, poza kartoteką wzorcową haseł przedmiotowych. Choć na początku napisałam, że nie stosuję słów kluczowych, to jednak wprowadziłam od tej zasady jeden wyjątek. Mianowicie założyłam bazę słów kluczowych będących nazwami miejscowości. W najprostszy możliwy sposób, bez określania gmin, województwa itp., umożliwia to podgląd wszystkich materiałów dotyczących poszczególnych miast i wsi w regionie -w tej chwili niemal 100 miejscowości. Jedynie materiały dotyczące samego Piotrkowa oraz rzecz jasna te, które nie są poświęcone żadnej konkretnej miejscowości, nie posiadają słowa kluczowego w postaci nazwy miejscowej.
* Pragnę zwrócić uwagę, że bardzo istotnym dopełnieniem możliwości oceny wyników wyszukiwania za pomocą haseł przedmiotowych są w bibliografii regionalnej adnotacje (a więc to, co nieobecne w głównej bazie danych księgozbioru). To właśnie adnotacje umożliwiają maksymalne uproszczenie i nierozbudowywanie haseł przedmiotowych, gdyż ich lektura "prowadzi za rękę" Czytelnika, dokładnie wyjaśniając mu, czego powinien oczekiwać po lekturze artykułu/książki. Dużą rolę odgrywają również tytuły. W przypadku artykułów z prasy, choć cześć tytułów bywa wyjątkowo mylących, to wiele jest takich, które dosłownie nazywają tematykę artykułu i nie wymagają nawet nieraz w ogóle adnotacji.
    Jestem głęboko przekonana, iż prowadzenie dobrze przemyślanej, "zadbanej" i wyczerpującej bibliografii regionalnej jest dla obecnych i przyszłych użytkowników informacji rzeczą potrzebną i cenną. Regionalne bazy danych powinny, moim zdaniem, wzbogacać ofertę każdej, nawet najmniejszej biblioteki. Moje uwagi praktyka mają na celu zachęcić Koleżanki i Kolegów, Czytelników tego artykułu do ich zakładania, prowadzenia, zwrócić uwagę na specyficzną problematykę opracowania rzeczowego regionaliów i ułatwić ustalenie - na potrzeby swoje i swoich Czytelników - rządzących nim zasad. Nie bez znaczenia jest również ułatwienie i zachęcenie do korzystania z bazy danych "Piotrkoviana" którą tutaj opisuję.

Przypisy:
[1] Madalińska S. Piotrkoviana - komputerowa kartoteka zagadnieniowa o regionie piotrkowskim W: Warsztaty Bibliotekarskie 2006, nr 3/4 [online], dostęp 13.10.2008, dostępny w World Wide Web: http://www.pedagogiczna.edu.pl/warsztat/2006/3-4/060317.htm